Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, việc gửi email thông báo nghỉ lễ bằng tiếng Anh là điều cần thiết khi công ty có kế hoạch nghỉ lễ. Một email thông báo chuyên nghiệp giúp nhân viên, khách hàng và đối tác nắm bắt thông tin kịp thời và chuẩn bị kế hoạch phù hợp. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết email chuyên nghiệp và hiệu quả.
1. Cấu trúc của một Email thông báo nghỉ lễ
Một email thông báo nghỉ lễ cần đảm bảo rõ ràng, lịch sự và có đầy đủ thông tin quan trọng. Dưới đây là cấu trúc cơ bản:
- Tiêu đề email (Subject line)
- Ví dụ: [Company Name] – Holiday Notification
- Upcoming Holiday Schedule Notification
- Lời chào (Greeting)
- “Dear [Team/Employees/Customers],”
- “Dear Valued Customers and Partners,”
- Phần nội dung chính (Main Content)
- Thông báo về kỳ nghỉ: thời gian nghỉ, ngày trở lại làm việc.
- Hướng dẫn liên hệ trong thời gian nghỉ lễ (nếu cần).
- Cảm ơn sự hợp tác của nhân viên hoặc khách hàng.
- Lời kết (Closing Statement)
- Gửi lời chúc tốt đẹp đến người nhận.
- Ký tên (Best regards, Sincerely, Warm regards,…)
2. Mẫu Email thông báo nghỉ lễ bằng tiếng Anh
Mẫu 1: Thông báo nghỉ lễ dành cho nhân viên
Subject: Upcoming Holiday Schedule Notification
Dear Team,
We would like to inform you about our upcoming holiday schedule. Our company will be closed from [start date] to [end date] in observance of [holiday name]. Normal business operations will resume on [return date].
During this period, if you have any urgent matters, please contact [emergency contact person] via [email/phone].
We appreciate your hard work and dedication. Wishing you all a joyful and relaxing holiday!
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
Mẫu 2: Thông báo nghỉ lễ dành cho khách hàng và đối tác
Subject: [Company Name] – Holiday Notification
Dear Valued Customers and Partners,
We would like to inform you that our office will be closed from [start date] to [end date] in celebration of [holiday name]. We will resume normal business operations on [return date].
Please note that during this time, our response to emails and inquiries may be delayed. For urgent matters, kindly reach out to [emergency contact person] at [email/phone].
Thank you for your continuous support and cooperation. We wish you a wonderful holiday!
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Company Name]
3. Lưu ý khi viết Email thông báo nghỉ lễ bằng tiếng Anh
- Giữ văn phong chuyên nghiệp: Email cần rõ ràng, lịch sự, tránh dài dòng.
- Cung cấp thông tin đầy đủ: Đề cập cụ thể ngày nghỉ, ngày trở lại, và thông tin liên hệ quan trọng.
- Dùng câu chúc phù hợp: Ví dụ: “We wish you a joyful holiday!”, “Enjoy your holiday with your loved ones!”.
- Kiểm tra lại email trước khi gửi: Đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc sai thông tin.
4. Tại sao cần gửi Email thông báo nghỉ lễ?
Gửi email thông báo nghỉ lễ bằng tiếng Anh giúp công ty duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp, đặc biệt khi làm việc với đối tác và khách hàng quốc tế. Đồng thời, nhân viên và khách hàng sẽ có kế hoạch phù hợp trong thời gian nghỉ lễ, tránh ảnh hưởng đến công việc.
Việc chuẩn bị một email thông báo chuyên nghiệp không chỉ giúp truyền đạt thông tin chính xác mà còn thể hiện sự chu đáo của công ty. Hãy sử dụng những mẫu email trên để đảm bảo bạn có một thông báo nghỉ lễ rõ ràng, lịch sự và hiệu quả!